Ansættelseskontrakt - hvad skal den indeholde, og hvornår skal den udleveres?

En ansættelseskontrakt er aftalen mellem arbejdsgiver og medarbejder om stilling, løn, arbejdstid og de øvrige vilkår for jobbet. Loven bruger ikke selve ordet. Ansættelsesbevisloven taler om arbejdsgiverens pligt til at give skriftlige oplysninger om de væsentlige vilkår, og i daglig tale hedder dokumentet et ansættelsesbevis. En underskrevet kontrakt opfylder pligten, når den rummer de krævede oplysninger og når frem i tide. Et brev eller en mail fra arbejdsgiveren kan gøre det samme, for loven kræver skriftlighed, ikke en underskrift.

Pligten gælder lønmodtagere, hvis arbejdstid i gennemsnit er mere end 3 timer om ugen, opgjort over 4 sammenhængende uger (§ 1, stk. 1). Den rammer derfor også timelønnede, deltidsansatte, studentermedhjælpere og ansatte uden overenskomst, så længe de ligger over grænsen. Reglerne kan ikke fraviges til skade for medarbejderen (§ 1, stk. 6). Er medarbejderen dækket af en overenskomst, der mindst giver de rettigheder, EU-direktivet om gennemsigtige arbejdsvilkår kræver, er det overenskomstens regler om oplysninger, der gælder (§ 1, stk. 4).

Om medarbejderen er funktionær, ændrer ikke på, at der skal udleveres et ansættelsesbevis. Det ændrer derimod, hvilke opsigelsesregler kontrakten skal oplyse om eller henvise til. Kontorarbejde, salg og ledelse af andres arbejde hører typisk under funktionærloven, når den ugentlige arbejdstid i gennemsnit ligger over 8 timer, og medarbejderen arbejder efter arbejdsgiverens anvisninger (funktionærloven § 1, stk. 1-2). Varsler og godtgørelser er beskrevet på siden om funktionærloven, og hele området er samlet under ansættelsesret.

Loven deler oplysningerne i to grupper med hver sin frist. Begge frister løber fra den dag, ansættelsen begynder, og ikke fra den dag, aftalen blev indgået (§ 3, stk. 1). Den korte frist dækker det, medarbejderen har brug for fra start. Den lange dækker forhold, der først bliver aktuelle senere. Den sidste kolonne viser, om arbejdsgiveren må nøjes med at henvise til en lov eller en overenskomst i stedet for at skrive vilkåret ud (§ 3, stk. 4).

Fristerne er seneste frister. Intet forhindrer arbejdsgiveren i at give det hele før første arbejdsdag, og det er den sikreste måde at undgå fejl på. Oplysningerne skal gives på papir eller elektronisk. Elektronisk levering kræver, at medarbejderen har adgang til oplysningerne, kan gemme og udskrive dem, og at arbejdsgiveren opbevarer dokumentation for afsendelse eller modtagelse (§ 3, stk. 3). En mail med kontrakten vedhæftet opfylder typisk kravet, når afsendelsen kan dokumenteres.

Medarbejdere, der var ansat før 1. juli 2023, har kun krav på et nyt eller supplerende dokument, hvis de selv beder om det. Arbejdsgiveren skal så efterkomme anmodningen senest 8 uger efter, at den er fremsat (§ 16, stk. 4).

Loven fastsætter et minimum, ikke et maksimum. Ordlyden i § 3, stk. 2, er, at oplysningspligten mindst omfatter de opregnede punkter. En brugbar kontrakt dækker minimummet og tager desuden stilling til de vilkår, som parterne ellers ender med at være uenige om. Tjeklisten er ordnet efter emne og ikke efter lovens numre.

• Parter, stillingsbetegnelse og arbejdssted, herunder om medarbejderen arbejder hjemmefra eller flere steder.
• Første arbejdsdag og, ved tidsbegrænset ansættelse, slutdatoen eller den opgave eller begivenhed, der afslutter ansættelsen.
• Løn, tillæg, pension, personalegoder og udbetalingsdag.
• Ugentlig arbejdstid, og hvordan overarbejde aftales og betales. Ved svingende timer også garanterede timer, referencetimer og varsel for vagter.
• Prøvetid med længde og vilkår, eller at der ikke er aftalt prøvetid.
• Ferie og anden frihed med løn.
• Opsigelsesvarsler eller en henvisning til funktionærloven eller overenskomsten.
• Hvilken overenskomst der gælder, eller at der ikke gælder nogen.
• Tilbud om uddannelse og eventuelle forsikringer, som arbejdsgiveren sørger for.
• Særvilkår som tavshedspligt, bijob, rettigheder til arbejdsresultater og eventuelle klausuler.

Skriv gerne det negative ud. Er der ingen overenskomst, ingen prøvetid eller ingen fast ugentlig arbejdstid, er det bedst at sige det direkte. En tom plads kan læses på flere måder, en udtrykkelig oplysning kan ikke.

En kontrakt for en funktionær kan henvise til funktionærloven om varsler og til ferieloven om ferie. For en timelønnet uden overenskomst er der ikke altid en lov eller overenskomst at henvise til, og så må vilkåret, fx det aftalte opsigelsesvarsel, stå i selve kontrakten. Kontrakten er også et naturligt sted at nævne, hvordan virksomheden behandler medarbejderens oplysninger, men den oplysningspligt følger reglerne om GDPR og ikke ansættelsesbevisloven.

Ansættelsesbevisloven skelner ikke mellem timeløn og månedsløn. En timelønnet medarbejder har krav på de samme skriftlige oplysninger som en kollega på fast månedsløn, når arbejdstiden i gennemsnit overstiger 3 timer om ugen over 4 uger (§ 1, stk. 1). Arbejder den timelønnede uden overenskomst, er kontrakten ofte det eneste sted, hvor timesats, tillæg og arbejdstid står sort på hvidt, fordi Danmark ikke har en lovbestemt mindsteløn.

Om medarbejderen er funktionær, afgøres af arbejdets art, af om arbejdstiden i gennemsnit er mere end 8 timer om ugen, og af om medarbejderen er underlagt arbejdsgiverens instruktioner, ikke af lønformen (funktionærlovens § 1). En timelønnet butiksassistent kan derfor godt være omfattet, fordi salg er nævnt i loven. Gælder funktionærloven, må kontrakten ikke stille medarbejderen ringere, for lovens regler kan ikke fraviges til ugunst for funktionæren (§ 21).

Er medarbejderen statsborger i et land uden for Norden, EU/EØS og Schweiz, kræver arbejdet som udgangspunkt en arbejdstilladelse, og den skal være på plads, før medarbejderen begynder (udlændingelovens § 13, stk. 1). Nogle typer opholdstilladelse fritager for kravet, fx en tidsubegrænset tilladelse eller en tilladelse som ægtefælle til en herboende (§ 14, stk. 1, nr. 4 og 5). Bed derfor om at se tilladelsen, før kontrakten underskrives.

Prøvetid er ikke et krav. Aftaler parterne en prøvetid, skal længden og vilkårene fremgå af oplysningerne inden for 7 kalenderdage (§ 3, stk. 2, nr. 7). Ansættelsesbevisloven sætter tre grænser i § 6. Prøvetiden kan højst vare 6 måneder (stk. 1). I en tidsbegrænset ansættelse må den højst udgøre en fjerdedel af ansættelsestiden og stadig højst 6 måneder (stk. 2), så et vikariat på 8 måneder kan højst have 2 måneders prøvetid. Forlænges eller fornyes en tidsbegrænset ansættelse, kan der ikke aftales en ny prøvetid (stk. 3).

For funktionærer har prøvetiden en særlig virkning. Funktionærloven § 2, stk. 5, giver arbejdsgiveren et kortere varsel på mindst 14 dage, hvis arbejdsgiveren godtgør, at ansættelsen er sket på prøve, og ansættelsen ikke varer ud over 3 måneder. Efter funktionærloven giver en længere aftalt prøvetid derfor ikke et kortere varsel, når de 3 måneder er gået. Ordet godtgør betyder, at arbejdsgiveren skal kunne bevise aftalen om prøvetid, og her er det rettidige skriftlige ansættelsesbevis det naturlige bevis.

For medarbejdere, der ikke er funktionærer, afhænger virkningen af prøvetiden af overenskomsten eller af, hvad parterne har aftalt. Står der intet om varsler i prøvetiden, er det uklart, hvad prøvetiden skal betyde, og det er netop den situation, kontrakten bør forebygge.

Ud over lovens minimum kan kontrakten indeholde vilkår, som parterne selv aftaler. Typiske eksempler er tavshedspligt, regler for brug af virksomhedens udstyr, rettigheder til det, medarbejderen udvikler i arbejdstiden, og regler om bijob.

Bijob er et område, hvor loven sætter en grænse. En arbejdsgiver må ikke forhindre en medarbejder i at have en anden ansættelse ved siden af eller behandle medarbejderen ringere af den grund, når medarbejderen fortsat kan arbejde efter den tidsplan, arbejdsgiveren har fastlagt (§ 7, stk. 1). Et generelt forbud mod bijob holder derfor typisk ikke. Et forbud kan begrundes i konkrete forhold ved arbejdet, fx sundhed og sikkerhed, beskyttelse af forretningshemmeligheder eller at undgå interessekonflikter (§ 7, stk. 2). Det styrker kontrakten at beskrive, hvilke typer bijob der vil være uforenelige med stillingen, og hvorfor.

Klausuler, der begrænser medarbejderen efter fratræden, følger en særskilt lov og er beskrevet på siden om konkurrenceklausul og kundeklausul.

Ændres et af de forhold, der skal oplyses om, skal medarbejderen have skriftlig besked hurtigst muligt og senest den dag, ændringen træder i kraft (§ 5). Det gælder fx en ny ugentlig arbejdstid, et nyt arbejdssted, en lønændring eller en ny overenskomst. Skyldes ændringen alene, at en lov eller overenskomst, som kontrakten henviser til, er blevet ændret, er der ingen pligt til særskilt besked (§ 5, 2. pkt.).

§ 5 handler om at oplyse om ændringen, ikke om, hvorvidt arbejdsgiveren må gennemføre den. Det afhænger af, hvor væsentlig ændringen er. Mindre justeringer af opgaver og arbejdsgange ligger typisk inden for arbejdsgiverens ledelsesret. En væsentlig ændring, fx en mærkbar lønnedgang eller en helt anden stilling, kræver typisk enten medarbejderens accept eller et varsel svarende til medarbejderens opsigelsesvarsel. Accepterer medarbejderen ikke, kan ændringen få samme virkning som en opsigelse fra arbejdsgiveren.

Praktisk er det enklest at samle ændringen i et dateret tillæg til kontrakten, som begge parter får en kopi af. Så kan det senere ses, hvilke vilkår der gjaldt hvornår.

Overholder arbejdsgiveren ikke oplysningspligten i §§ 3-5, kan medarbejderen få tilkendt en godtgørelse (§ 13, stk. 1). Den kan udgøre op til 13 ugers løn og ved skærpende omstændigheder op til 20 ugers løn. Godtgørelsen fastsættes efter sagens omstændigheder, og det indgår, om manglen har haft konkret betydning for medarbejderen. Er manglen undskyldelig og uden konkret betydning for ansættelsen, er godtgørelsen begrænset til et lavt, fast loft (§ 13, stk. 2).

Spørgsmålet om, hvorvidt arbejdsgiveren har overholdt oplysningspligten, afgøres af Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg (§ 12, stk. 1). For medarbejdere under en overenskomst efter § 1, stk. 4, kan en sag om godtgørelse gå til domstolene, hvis den ikke behandles fagretligt (§ 13, stk. 3). Beder en medarbejder om sit ansættelsesbevis, må det ikke føre til ugunstig behandling, og ved en afskedigelse kan bevisbyrden gå over på arbejdsgiveren (§ 15, stk. 2-3).

Godtgørelsen er sjældent den største konsekvens. Et manglende eller mangelfuldt ansættelsesbevis gør det sværere for arbejdsgiveren at dokumentere, hvad der blev aftalt om fx prøvetid, arbejdstid eller arbejdssted. Når der senere opstår uenighed om et vilkår, der ikke står nogen steder, er det derfor typisk arbejdsgiveren, der har den svageste position.

Eksemplet viser, hvordan fristerne regnes, og hvor en forsinket kontrakt får betydning senere i forløbet.

Havde Bendt sendt ansættelsesbeviset før første arbejdsdag, var begge spørgsmål undgået. En fast rutine, hvor kontrakten følger med tilbuddet om stillingen, og hvor kvitteringen for afsendelsen gemmes, løser problemet for alle fremtidige ansættelser.