Samarbejdsaftale - sådan sikrer I et samarbejde mellem to virksomheder

Mange tror, at en aftale først gælder, når den er skrevet og underskrevet. Sådan er det ikke. Har du tilbudt en anden virksomhed at løse en opgave sammen, og har den sagt ja, er I allerede bundet (aftaleloven § 1). Spørgsmålet er derfor sjældent, om I har en samarbejdsaftale, men om I kan bevise, hvad den går ud på, den dag I er uenige.

En samarbejdsaftale er kontrakten mellem to eller flere virksomheder, der løser en opgave i fællesskab, men fortsat er hver sin virksomhed. Det kan være en grafiker og et webbureau, der byder på en kundeopgave sammen, to håndværksfirmaer, der deler en stor entreprise, eller en konsulent, der leverer en del af et projekt til en større samarbejdspartner. Fællesnævneren er, at ingen af jer ejer den anden, og at ingen af jer er ansat hos den anden. Sælger den ene virksomhed den andens varer, bruger dens navn eller får adgang til dens fortrolige oplysninger, er det typisk en anden slags aftale, fx en agent-, forhandler-, licens- eller hemmeligholdelsesaftale. De er beskrevet under kontrakter mellem virksomheder. Er den ene part et udenlandsk selskab, der i længere tid løser sin del af opgaven her i landet, kan samarbejdet få skattemæssige følger for selskabet, fx hvis aktiviteten udgør et fast driftssted i Danmark (selskabsskattelovens § 2, stk. 1, litra a).

Det adskiller samarbejdsaftalen fra de aftaler, der regulerer forholdet inde i én virksomhed. Ejer I et selskab sammen, er det ejerforholdet, der skal reguleres, og ikke et samarbejde mellem to virksomheder. Samarbejdsaftalen er et af flere værktøjer i den samlede erhvervsjura, og den er den, der oftest bliver glemt, fordi samarbejdet starter med et håndtryk og en god idé.

Et godt dokument besvarer fem spørgsmål. Hvem leverer hvad og hvornår? Hvordan fordeles betalingen fra kunden? Hvem ejer resultatet? Hvem hæfter, hvis noget går galt? Og hvordan slutter I igen?

Den største risiko ved et samarbejde uden klar aftale er ikke en uenighed om fordelingen af arbejdet. Det er, at I uden at vide det bliver til ét firma i juridisk forstand, nemlig et interessentskab.

Erhvervsvirksomhedsloven definerer et interessentskab som en virksomhed, hvor alle deltagerne hæfter personligt, uden begrænsning og solidarisk for virksomhedens forpligtelser (§ 2, stk. 1). Solidarisk betyder, at en kreditor kan kræve hele beløbet betalt af den deltager, der er nemmest at få penge fra. Kreditoren behøver ikke dele kravet op efter jeres indbyrdes fordeling. Har I aftalt at dele alt ligeligt, kan du alligevel blive mødt med hele regningen og må selv forsøge at få din samarbejdspartners halvdel hjem bagefter.

Loven stiller ingen krav om stiftelse, vedtægter eller skriftlig kontrakt for et interessentskab. Bortset fra få kapitler finder den slet ikke anvendelse på interessentskaber (§ 2, stk. 3). Det er netop derfor, et I/S kan opstå uden en beslutning. Det er de faktiske forhold, der tæller, og ikke hvad I kalder samarbejdet. Loven omfatter virksomheder, der fremmer deltagernes økonomiske interesser gennem erhvervsdrift, og interessentskaber er udtrykkeligt nævnt (§ 1, stk. 1 og 2).

Vil I bevidst drive virksomhed sammen, er interessentskabet en lovlig form, men så skal det være et valg. Den afvejning hører hjemme, når I vælger virksomhedsform. Vil I derimod forblive to selvstændige virksomheder, skal samarbejdsaftalen sige det, og jeres optræden over for kunder og leverandører skal passe med det, der står.

En standardtekst fra nettet dækker de punkter, alle samarbejder har. Den dækker sjældent de faldgruber, der er særlige for jer. Tabellen viser de punkter, der bør stå i enhver samarbejdsaftale, og den fejl, der oftest opstår, når punktet mangler eller er for løst formuleret.

Rækken om betaling er den, der oftest overses. Den afgør ikke kun, hvordan pengene fordeles mellem jer. Den afgør også, hvordan kunden og omverdenen opfatter jer, og dermed om I risikerer at hæfte for hinanden.

Når to virksomheder skaber noget sammen, er det sjældent klart, hvem der ejer resultatet. Er et logo, en hjemmeside eller en kode lavet af begge parter, kan I risikere, at ingen af jer kan bruge det frit uden den andens accept. Det mærkes først, når samarbejdet er slut, og den ene vil bruge materialet til en ny kunde.

Udgangspunktet er, at rettighederne ligger hos den, der har skabt materialet. Arbejder I sammen om det samme, kan rettighederne ligge hos jer begge. Samarbejdsaftalen bør derfor skelne mellem tre ting. Det første er det, hver af jer havde før samarbejdet, fx egne værktøjer, metoder og standardelementer, som I fortsat ejer hver for sig. Det andet er det, I skaber til kunden, hvor aftalen bør sige, hvem der overdrager hvad til kunden, og hvornår det sker. Det tredje er det, der bliver tilbage, fx forkastede udkast og genbrugelige elementer.

Aftal også, om I må vise opgaven i jeres egne referencer, og om den ene part må bruge den andens bidrag efter ophør. En kort brugsret til referencer er nem at aftale i starten og svær at forhandle bagefter.

Ejer I et selskab sammen og ikke kun et projekt, er det ikke en samarbejdsaftale, men en ejeraftale, der skal regulere rettighederne mellem jer.

De fleste samarbejder slutter ikke i strid. De slutter, fordi markedet ændrer sig, eller fordi en af parterne vil noget andet. Netop derfor bør opsigelsen være en almindelig del af aftalen og ikke et nødudgangsskilt.

Opsigelse af en samarbejdsaftale kræver et varsel, hvis I har aftalt et. Har I ikke det, må I forvente, at et rimeligt varsel lægges til grund, og hvad der er rimeligt, er ofte netop det, I bliver uenige om. Aftal derfor et konkret varsel, fx tre måneder til udgangen af en måned, og skriv, at opsigelse skal ske skriftligt. Aftal samtidig, hvad der sker med opgaver, der er solgt, men ikke færdige. Den mest robuste løsning er, at igangværende opgaver gøres færdige på de vilkår, der gjaldt, da de blev solgt.

Misligholdelse er noget andet end opsigelse. Leverer den ene part ikke, eller leverer den for sent eller dårligt, kan den anden få ret til at hæve samarbejdet uden varsel, men kun hvis bruddet er væsentligt. Uden en definition i aftalen bliver væsentlighed et spørgsmål om skøn. Skriv derfor eksempler ind, fx gentagne forsinkelser over for kunden, manglende betaling af den anden parts andel efter påkrav eller arbejde direkte for en fælles kunde i strid med aftalen.

Står der noget i aftalen, der ender med at virke urimeligt, kan vilkåret ændres eller tilsidesættes (aftaleloven § 36, stk. 1). Domstolen ser på forholdene ved indgåelsen, aftalens indhold og det, der er sket siden (§ 36, stk. 2). Det er en sikkerhedsventil og ikke en plan, så formulér hellere vilkårene afbalanceret fra starten.

Skriver I intet om tvister, ender en uenighed ved domstolene. Det er ikke nødvendigvis et problem, men I har valget, og det skal træffes, mens I stadig er enige.

En god tvistklausul har tre trin. Først forhandler I selv inden for en kort frist, fx 14 dage. Lykkes det ikke, kan I aftale mægling, hvor en neutral person hjælper jer til en løsning. Først derefter går sagen til domstolene eller til voldgift. Voldgift kræver, at I har aftalt det, og den kan ikke vælges ensidigt bagefter.

Voldgift kan være fornuftigt, når sagen er teknisk, når I vil holde den ude af offentligheden, eller når en af parterne er en udenlandsk virksomhed. Domstolene kan være det rette, når sagen er enkel, og når I vil have mulighed for at anke. Pas på, at klausulen i samarbejdsaftalen passer med jeres kontrakt med kunden. Ellers kan samme leverance ende med at blive afgjort to steder.

Et typisk forløb viser, hvordan et godt samarbejde kan blive til et interessentskab, og hvordan aftalen lægger det om.

Samarbejdet er det samme. Forskellen er, at hver virksomhed nu kun hæfter for sine egne forpligtelser, og at det står sort på hvidt, hvem der ejer hvad.

Gå punkterne igennem sammen, før I skriver under. Det tager en time og sparer jer for den diskussion, der ellers kommer, når det første problem opstår.

• Begge virksomheder står med korrekt navn og CVR-nummer, og formålet er afgrænset til en bestemt opgave eller et bestemt marked.
• Det fremgår, hvem der har kontrakten med kunden, og hvem der fakturerer.
• I har ingen fælles konto, ingen fælles fakturaer og intet fælles navn, medmindre I bevidst vil drive interessentskab.
• Hver part bestiller og betaler selv sine egne leverandører.
• Rettighederne er delt op i det, I havde før, det, kunden får, og det, der bliver tilbage.
• Ansvaret over for kunden er fordelt, og I ved, hvem der har en forsikring, der dækker.
• Opsigelsesvarslet er konkret, og der er en regel for igangværende opgaver.
• Tvistklausulen passer med jeres kontrakt med kunden.

En god tommelfingerregel er at læse aftalen, som om samarbejdet allerede var slut. Kan I hver især se, hvad I har ret til, og hvad I skylder, er aftalen god nok til at blive underskrevet.